Administrative Assistenz für Geschäftsführung Universität (m/w/d)

Jobbeschreibung

Ihre AufgabenOrganisation und Durchführung administrativer sowie organisatorischer Sekretariatsaufgaben, einschließlich der Planung und Koordination von Veranstaltungen, auch in englischer Sprache
Unterstützung der Mitarbeitenden im Büro der Universitätsleitung (UL) sowie im Bereich S-Projekte bei der Abwicklung laufender Aufgaben im Umfeld der Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten sowie der Leitung der Stabsabteilung
Budgetverwaltung und -controlling sowie haushaltsmäßige Abwicklung der dem Präsidenten und den Vizepräsidentinnen und -präsidenten zugewiesenen MittelIhr ProfilAbgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich, idealerweise in einer komplexen Organisationsstruktur
Fundierte Erfahrung in der eigenverantwortlichen Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
Erfahrung in der Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen sowie in der professionellen schriftlichen und mündlichen Korrespondenz
Kenntnisse in der Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
Sicherer Umgang mit Datenbanken und digitalen Verwaltungs- und Informationssystemen wünschenswert
Idealerweise Erfahrung in der Mittelbewirtschaftung, Budgetverwaltung oder haushaltsrechtlichen Abwicklung von Finanzmitteln sowie in Beschaffungsprozessen
Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau)
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit
Hohes Maß an Serviceorientierung, Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
Sicheres und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten
Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie die Fähigkeit zum vernetzten und lösungsorientierten DenkenWir haben einiges zu bieten: Unsere BenefitsRegelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und KinderbetreuungsangebotenHomeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen NahverkehrStellenzusatzBei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.ArbeitszeitVollzeit