Sekretär*in

Jobbeschreibung

Sie haben eine kaufmännische Ausbildung und Interesse an den vielfältigen Aufgaben im Sekretariat des Personalleiters? Sie sind ein Organisationstalent und zeichnen sich durch analytisches und zwischenmenschliches Geschick aus? Dann suchen wir genau Sie!
Wir brauchen Sie als Assistent*in des Leiters der Hauptabteilung Personal. Sie sorgen dafür, dass der Personalleiter gut vorbereitet ist und alle wichtigen Informationen und Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung hat. Sie helfen bei allen Aufgaben im Tagesgeschäft und der Koordination der Arbeit der Abteilungen innerhalb der Hauptabteilung Personal.
Ihre Aufgaben sind vielfältig und reichen von der Unterstützung des Personalleiters als Schnittstelle für alle internen und externen Kontakte über die Verbesserung und Einführung von Arbeitsmitteln in der Hauptabteilung bis zur Vorbereitung und Koordination von Terminen.

Sekretär*in

Voll- oder Teilzeit (38.50 Std.), unbefristet
Die vakante Funktion kann auch durch zwei Teilzeitkräfte besetzt werden. Das Arbeitszeitmodell wird in Absprache festgelegt.

Die Einstellung erfolgt zum frühestmöglichen Zeitpunkt.

Ihre Aufgaben

Sie übernehmen eigenständig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
Sie sind die erste Anlauf- und Koordinierungsstelle für interne und externe Ansprechpartner*innen
Sie koordinieren die Termine der Hauptabteilungsleitung und setzen dabei klare Prioritäten
Sie agieren als Key-User*in für verschiedene Systeme und Anwendungen
Sie organisieren Besprechungen und Termine und kümmern sich um deren Vor- und Nachbereitung
Sie verbessern die Arbeitsabläufe im Bereich
Sie organisieren und buchen Dienstreisen eigenverantwortlich
Sie verfassen selbstständig einfachen bis mittelschweren Schriftverkehr
Sie erstellen und bearbeiten Präsentationen eigenständig
Sie fuhren die Akten des Hauptabteilungsleiters – sowohl physisch als auch digital – und sorgen für eine strukturierte und aktuelle Ablage, insbesondere auch der elektronischen Post

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung oder durch eine entsprechend gleichwertige Ausbildung oder langjährige Berufserfahrung erworbene Kenntnisse
Sie beherrschen den sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint, sowie mit digitalen Ablagesystemen
Sie arbeiten auch unter Zeitdruck und bei hohem Arbeitsaufkommen strukturiert, sorgfältig und zuverlässig
Sie überzeugen durch Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick und ein gutes Zeitmanagement
Sie haben Freude daran, Abläufe zu verbessern
Sie handeln selbstständig, zeigen Eigeninitiative und bringen sich aktiv ins Team ein

Freuen Sie sich auf

attraktive Rahmenbedingungen, wie z. B. eine gerechte Vergütung nach Haustarifvertrag, eine arbeitgeberfinanzierte Altersversorgung und 31 Tage Urlaub sowie Sonderurlaub zu bestimmten Anlassen
unsere Onboarding-Maßnahmen, um gut orientiert im ZDF durchzustarten
moderne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, einen digitalen LernCampus und Personalentwicklungsprogramme, mit denen wir die persönliche Weiterentwicklung fördern
familienfreundliche Angebote, für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Hierzu zählen u. a. eine Kita, eine Kinderferienbetreuung, ein Eltern-Kind-Büro und der Familienzuschlag

Das ist noch lange nicht alles. Was wir sonst noch zu bieten haben, finden Sie hier .

Schwerbehinderte Menschen und ihnen gleichgestellte Menschen im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher persönlicher und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Ein ZDF für alle

Seien auch Sie dabei und bewerben Sie sich bis zum 13.04.2026 .

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