Telefonischer Backoffice-Mitarbeiter (m/w/d) für Speyer – 18,40 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als telefonischer Backoffice-Mitarbeiter im Homeoffice für Speyer unterstützt du einen etablierten Versandhändler bei administrativen Aufgaben. Du bearbeitest Bestellungen, Rücksendungen und Kundendaten. Von zu Hause aus sorgst du für reibungslose Abläufe im Hintergrund und unterstützt den Kundenservice bei komplexeren Anfragen. Du wirst umfassend in alle relevanten Systeme und Prozesse eingearbeitet. Moderne Software ermöglicht es dir, alle notwendigen Aufgaben effizient von zu Hause aus zu erledigen. Obwohl du im Backoffice arbeitest, stehst du in regelmäßigem Austausch mit verschiedenen Abteilungen und trägst wesentlich zum Gesamterfolg des Unternehmens bei.

Branche: Versandhandel

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Sachbearbeiter (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Bearbeitung und Nachverfolgung von Bestellungen im System. Du prüfst Bestelleingänge auf Vollständigkeit und Richtigkeit und bearbeitest Änderungswünsche der Kunden. Du überwachst Zahlungseingänge und klärst offene Zahlungen. Bei Lieferverzögerungen informierst du die Kunden proaktiv und bietest Lösungen an. Du bearbeitest Rücksendungen und Umtauschaufträge und veranlasst Gutschriften oder Ersatzlieferungen. Du dokumentierst alle Vorgänge sorgfältig im System und sorgst für eine lückenlose Nachverfolgung. Bei Rückfragen des Kundenservice recherchierst du den Status von Bestellungen und stellst die notwendigen Informationen bereit.

Neben der Bestellbearbeitung unterstützt du bei der Pflege der Kundendatenbank und aktualisierst Kontakt- und Adressinformationen. Du bearbeitest E-Mails zu administrativen Anfragen und erstellst Standardschreiben für verschiedene Anlässe. Bei Bedarf hilfst du bei der Erstellung einfacher Auswertungen und Statistiken zu Bestellvolumen und Retourenquoten. Du unterstützt bei der Überprüfung und Aktualisierung von Produktinformationen im Online-Shop. Gelegentlich hilfst du bei der Koordination mit Logistikpartnern bei speziellen Versandanfragen. Du beteiligst dich an der kontinuierlichen Verbesserung der Backoffice-Prozesse und gibst Feedback zu Optimierungsmöglichkeiten. Bei saisonalen Spitzen unterstützt du auch in anderen administrativen Bereichen.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in der Sachbearbeitung vorteilhaft. Aber auch Quereinsteiger mit ausgeprägtem Organisationstalent und Sorgfalt sind willkommen. Du solltest über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift verfügen. Gute PC-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office und Datenbanksystemen, werden vorausgesetzt. Erfahrung mit Warenwirtschaftssystemen ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Ein ruhiger Arbeitsplatz zu Hause mit stabiler Internetverbindung ist für diese Position unerlässlich.

Du zeichnest dich durch deine ausgeprägte Genauigkeit und Zuverlässigkeit aus. Deine strukturierte Arbeitsweise hilft dir, auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten. Du arbeitest sorgfältig und achtest auf Details, was für die fehlerfreie Bearbeitung von Bestellungen wichtig ist. Deine analytischen Fähigkeiten unterstützen dich bei der Lösung von Problemen und der Identifizierung von Unstimmigkeiten. Du bist serviceorientiert und verstehst, dass deine Arbeit im Hintergrund direkte Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit hat. Als Teamplayer arbeitest du gut mit verschiedenen Abteilungen zusammen, auch wenn die Kommunikation hauptsächlich virtuell stattfindet. Du bist belastbar und bleibst auch in arbeitsintensiven Phasen konzentriert und präzise.

Arbeitszeiten:

Als Teilzeitkraft arbeitest du zwischen 20 und 30 Stunden pro Woche, verteilt auf 4-5 Tage. Die Kernarbeitszeiten liegen zwischen 9:00 und 17:00 Uhr von Montag bis Freitag. Deine konkreten Arbeitszeiten werden in Absprache mit dem Team festgelegt, wobei auf eine gleichmäßige Abdeckung der Servicezeiten geachtet wird. Eine gewisse Flexibilität für saisonale Spitzenzeiten (z.B. Weihnachtsgeschäft) ist wünschenswert.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 18,40 € pro Stunde. Du erhältst einen unbefristeten Teilzeitvertrag mit 25 Tagen Jahresurlaub (anteilig nach Arbeitszeit). Eine umfassende Einarbeitung und regelmäßige Schulungen zu Systemen und Prozessen sorgen für deine fachliche Weiterentwicklung. Die notwendige technische Ausstattung wie Laptop und Headset wird dir zur Verfügung gestellt. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, vollständig remote zu arbeiten. Regelmäßige virtuelle Team-Meetings sorgen für einen guten Austausch mit Kollegen. Du erhältst attraktive Mitarbeiterrabatte auf das Produktsortiment. Bei guter Leistung besteht die Möglichkeit, in Vollzeit zu wechseln oder in Bereiche wie Auftragsmanagement oder Qualitätssicherung aufzusteigen.