Virtueller Telefonassistent (m/w/d) für Steinfurt – 18,10 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als virtueller Telefonassistent im Homeoffice für Steinfurt unterstützt du verschiedene Unternehmen bei der Annahme und Bearbeitung von Telefonanrufen. Du bist der erste Kontaktpunkt für Kunden und sorgst für eine professionelle Gesprächsannahme und Weiterleitung. Von zu Hause aus arbeitest du mit einer modernen Cloud-Telefonanlage, die es dir ermöglicht, für mehrere Unternehmen gleichzeitig tätig zu sein. Du wirst umfassend in die Besonderheiten der verschiedenen Kunden eingearbeitet und lernst, wie du jeden Anruf im passenden Unternehmenskontext bearbeitest. Obwohl du remote arbeitest, bist du ein wichtiger Repräsentant für die Unternehmen und trägst wesentlich zu ihrem professionellen Erscheinungsbild bei.

Branche: Diverse Branchen

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Büroassistenz (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Annahme von eingehenden Telefonaten für verschiedene Unternehmen mit deren jeweiliger Firmenbegrüßung. Du nimmst Nachrichten entgegen und leitest diese per E-Mail oder SMS an die entsprechenden Ansprechpartner weiter. Bei dringenden Anliegen stellst du eine direkte Verbindung zu den zuständigen Mitarbeitern her. Du beantwortest einfache Standardanfragen wie Öffnungszeiten, Wegbeschreibungen oder allgemeine Informationen zu Produkten und Dienstleistungen. Du führst einfache Terminvereinbarungen durch und trägst diese in die Online-Kalender der Unternehmen ein. Alle Anrufe dokumentierst du mit den wichtigsten Inhalten im System. Bei Bedarf hilfst du bei der Priorisierung von Anrufen und sorgst dafür, dass wirklich dringende Anliegen vorrangig bearbeitet werden.

Neben der Anrufannahme übernimmst du auch einfache administrative Aufgaben wie das Versenden von Standardinformationen oder Broschüren an Interessenten. Du aktualisierst Kundendaten in den CRM-Systemen der verschiedenen Unternehmen. Bei Bedarf führst du einfache Recherchen durch, um Kundenanfragen besser beantworten zu können. Du erstellst regelmäßige Berichte über das Anrufaufkommen und die Art der Anfragen. Gelegentlich unterstützt du bei der Erstellung und Aktualisierung von Anrufskripten und FAQ-Dokumenten. Du gibst Feedback zu wiederkehrenden Kundenanfragen und unterstützt bei der Optimierung der Kommunikationsprozesse. Bei ruhigeren Zeiten hilfst du bei der Aktualisierung von Adresslisten oder der Vorbereitung von einfachen Präsentationen.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Bürobereich oder Callcenter vorteilhaft. Aber auch Quereinsteiger mit ausgeprägter Kommunikationsstärke und Organisationstalent sind willkommen. Du solltest über ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift verfügen und eine angenehme, klare Telefonstimme haben. Grundlegende PC-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office und Internet, werden vorausgesetzt. Erfahrung mit CRM-Systemen ist von Vorteil, aber keine Bedingung. Ein ruhiger Arbeitsplatz zu Hause mit stabiler Internetverbindung ist für diese Position unerlässlich.

Du zeichnest dich durch deine ausgeprägte Kommunikationsstärke und dein professionelles Auftreten am Telefon aus. Deine freundliche und zuvorkommende Art hinterlässt einen positiven Eindruck bei den Anrufern. Du bist anpassungsfähig und kannst schnell zwischen verschiedenen Unternehmensidentitäten wechseln. Dein gutes Gedächtnis hilft dir, dir viele Details zu verschiedenen Kunden zu merken. Du arbeitest strukturiert und behältst auch bei hohem Anrufaufkommen den Überblick. Als Organisationstalent managst du verschiedene Anfragen und Aufgaben parallel. Deine Zuverlässigkeit und Sorgfalt sind wichtig, da du als Repräsentant der Unternehmen fungierst. Du bist diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen. Deine Flexibilität erlaubt es dir, auf wechselnde Anforderungen und neue Kunden schnell zu reagieren.

Arbeitszeiten:

Die reguläre Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche, verteilt auf 5 Tage. Die Telefonzeiten liegen zwischen 8:00 und 18:00 Uhr von Montag bis Freitag. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit, auch in Teilzeit (mindestens 30 Stunden) zu arbeiten. Die konkreten Arbeitszeiten werden in Absprache mit dem Team festgelegt, wobei auf eine gleichmäßige Abdeckung der Servicezeiten geachtet wird.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 18,10 € pro Stunde. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 28 Tagen Jahresurlaub. Eine umfassende Einarbeitung und regelmäßige Schulungen zu Kommunikationstechniken sorgen für deine fachliche Weiterentwicklung. Die notwendige technische Ausstattung wie Laptop, Headset und Zugang zur Cloud-Telefonanlage wird dir zur Verfügung gestellt. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, vollständig remote zu arbeiten. Regelmäßige virtuelle Team-Meetings sorgen für einen guten Austausch mit Kollegen. Die abwechslungsreiche Tätigkeit für verschiedene Branchen bietet einen vielseitigen Arbeitsalltag. Bei guter Leistung hast du Aufstiegschancen in Bereiche wie Team- oder Projektleitung.